پيش فاكتورها (Proforma-Invoice)
در اين صورتحساب قيمت به وسيله صادركننده به مشتري بالقوه خود در خارج داده مي شود. در اين مرحله قرار دادي براي خريد يا فروش كالا وجود ندارد. :
پيش فاكتور چنداستفاده دارد:
• خريدار خارجي ممكن است نياز به ارائه پيش فاكتور به مقامات دولت در كشورش به منظور تحصيل مجوز واردات يا ارز خارجي براي پرداخت كالا داشته باشد.
• مظنه قيمت را بدست مي دهد و ممكن است شرايط فروش را در برداشته باشد. اگر خريدار مظنه قيمت را قبول كند يك قرارداد محكم فروش بسته مي شود و جهت خريدار صورتحساب تجارتي بعد از پيش فاكتور ارسال خواهد شد .
• به همين طريق، پيش فاكتور براي مزايده يك قرارداد صادرات مورد استفاده قرار مي گيرد.
• چنين صورتحسابي در وقتي استفاده مي شود كه صادر كننده پول نقد (قيمت كالا ) را همراه با سفارش مي خواهد . وقتي خريدار مطابق با پيش فاكتور پرداخت مي كند، صادركننده كالا را به همراه رسيد براي او خواهد فرستاد.
سایر مندرجات پروفرما
ORIGIN- کالا ساخت چه کشوری هست
VALIDITY- پروفرما تا چه تاریخی اعتبار دارد.
تهیه پروفرما
جهت تهیه پروفرما، نیاز به اطلاعات زیر می باشد که تحت LETTER OF INQUIRY از فروشنده خواسته می شود.
صدور پروفرم
پس از انجام مکاتبات و مذاکرات بین خریدار و فروشنده و نهایی شدن شرایط معامله فروشنده پروفرما اینوییس صادر می کند. پروفرم اولین سند معامله بین المللی است که شرایط معامله در آن ذکر شده . از این سند در مراحل مجوز ثبت سفارش، گشایش اعتبار اسنادی، ترخیص کالا استفاده می شود.
مواردي که بايستي در پروفرما آورده شوند :
1. نام شرکت , آرم تجاري , آدرس , شماره تلفن و فاکس شرکت فروشنده در قسمت سربرگ پروفرما .
2. تاريخ پروفرما به طوريکه دقيقا مشخص باشد .
3. شماره پروفرما , که يک شماره مربوط به شرکت فروشنده مي باشد و نوع آن چندان مهم نيست .
4. نام و آدرس شرکت خريدار .
در ستون Descriptiuon (شرح) شرح و توصيف کالاي مورد نظر به صورت کامل آورده مي شود . مانند آلياژ , رنگ , ابعاد , شماره مدل و ... .
در ستون کميت (Quantity) که به اختصار QTY نوشته مي شود ميزان کالا نوشته مي شود . در اين قسمت واحد کالا بايستي براي خريدار و فروشنده ثابت و مشخص باشد و سعي شود از واحدهاي جهاني استفاده شود نه واحدهاي محلي . مانند کيلوگرم , گرم , متر , سانتي متر , ليتر , متر مربع و متر مکعب .
در ستون قيمت واحد (Unit Price) که در آن قيمت يک واحد از کالا نشان داده مي شود . در اين قسمت بايستي ارز مورد نظر نيز به طور واضح نوشته شود .
ستون قيمت کل (Amount) که درآن ارزش کل هر کالا و يا خدمت نوشته مي شود . (حاصلضرب مقدار در قيمت آن ) ودر زير آن نيز اين ستون جمع زده مي شود .
5. نحوه ارسال کالا (Shipment) که درآن بايستي وسيله حمل کالا مشخص گردد .(کشتي – قطار – جاده – هوايي)
6. - اينکوترمز : که درآن يکي از قراردادهاي اينکوترمز آورده مي شود .
7. مبدا ومقصد حمل کالا .
8. کشور سازنده (Origin) که کشور سازنده کالا مشخص مي گردد .
9. نحوه پرداخت پول (payment) : دراين قسمت نحوه پرداخت پول مانند اعتبار اسنادي و ... و زمان دقيق آن مشخص مي گردد
10. تاريخ ارسال کالا (Shipment Date) : در اين قسمت زمان ارسال و يا تحويل محموله دقيقا ذکر مي گردد که معمولا چند روز پس از دريافت پول و يا گشايش اعتبار اسنادي مي باشد .
11. تاريخ انقضاي پروفرما : پس از اين تاريخ پروفرماي فعلي داراي اعتبار نمي باشد .
12. شماره استاندارد کالا .
13. نام بانک وادرس و شماره حساب جهت دريافت پول .
14. شرکت حمل کننده در صورت توافق .
15. نام داور و يا دادگاه براي حکميت در صورت بروز اختلاف .
16. مهر و امضا و نام فرستنده پروفرما .
